انواع کنترل و نظارت در مدیریت اسلامی
عنوان: انواع كنترل و نظارت در مديريت اسلامي مجموعه ها: مقالات شناسه کتاب: ۷۰۱ نویسنده: ابوطالب خدمتی شابک: ---- تعداد صفحات: ۰ نام اپراتور: محمد خلیلی ایمیل اپراتور: ۲farizeh@gmail.com زبان: پارسي رتبه: 0 تصویر: cover دانلود فایل: دانلود انواع كنترل و نظارت در مديريت اسلامي توضیحات: انواع كنترل و نظارت در مديريت اسلامي
ابوطالب خدمتي
كنترل و نظارت به عنوان يكي از وظايف اصلي مدير، از اركان اصلي و عناصر حياتي مديريت سالم و كارآمد است. مديران با انجام وظيفه برنامهريزي، اهداف سازمان و راههاي دستيابي به آنها را مشخص ميكنند. آگاهي از اجراي دقيق برنامهها و اطمينان به حركت سازمان در راستاي دستيابي به هدفهاي اصلي سازمان تنها در صورتي امكانپذير خواهد بود كه نظامي دقيق و جامع براي نظارت و كنترل وجود داشته باشد. هر سازماني داراي منابع و امكاناتي است كه براي رسيدن به اهداف سازمان بايد از آنها به صورت مطلوبو بهينهبهرهبرداريكند و اينامر جز در سايهوجود نظارتو كنترلامكانپذير نيست. در منابع و آموزههاي ديني، دستورات صريح و روشني در مورد نظارت وجود دارد و مديران مسلمان به داشتن يك نظام كامل، جدي و عادلانه براي كنترل بر سازمان سفارش شدهاند. نظام كنترلي كه ميتوان از منابع ديني استخراج كرد، نظامي جامع، كامل، عادلانه و منحصر به فرد است. در اين نظام، خداوند متعال و فرشتگان الهي، ناظر بر اعمال، رفتار و نيات انسانها معرفي ميگردند و به انسان گوشزد ميشود كه همواره در محضر خداست و خدا و فرشتگان در همه حال ناظر بر اعمال و رفتار او هستند و بنابراين بايد مواظب اعمال و رفتار خود باشد. بر همين اساس، بحث نظارت انسان بر عملكرد خويشتن يا به عبارت ديگر، مسئله «خود كنترلي» مطرح ميشود. به انسان مسلمان توصيه ميشود كه همواره بر اعمال و رفتار خود نظارت داشته باشد و قبل از اينكه عملكردش مورد ارزيابي و سنجش ديگران قرار گيرد، خود عملكرد و رفتارش را مورد ارزيابي و حسابرسي قرار دهد. علاوه بر اين دو نوع نظارت، مسئله نظارت عمومي و همگاني مطرح است و به همه مسلمانان دستور داده شده است كه در مقابل ديگران احساس مسئوليت كنند و در صورت مشاهده عملكرد نادرست يا انحراف از اهداف و تخلف از وظايف، تذكر دهند و امر به معروف و نهي از منكر نمايند. همچنين مسئله نظارت مدير بر عملكرد كاركنان و اجراي برنامهها در سازمان به دو صورت نظارت آشكار و پنهاني مطرح شده است. بنابراين، نظام جامع و كامل نظارتي كه ميتوان با استفاده از منابع و آموزههاي ديني استخراج كرد، داراي بخشها و انواع ذيل است: ۱ ـ نظارت خداوند متعال (نظارت الهي)؛ ۲ ـ نظارت فرد بر اعمال خود (خود كنترلي)؛ ۳ ـ نظارت عمومي (نظارت همگاني)؛ ۴ ـ نظارت سازماني: الف: نظارت آشكار و رسمي به صورت مستقيم يا غيرمستقيم. ب: نظارت مخفي و پنهاني. قبل از توضيح هر يك از اين موارد، تذكر نكتهاي ضروري است و آن اينكه جامعيت و گستردگي نظام مطرح شده از جانب اسلام براي كنترل و نظارت، به معناي توصيه و سفارش به افراط و زيادهروي در آن و سختگيري بيش از حد نيست، بلكه به معناي دقت فراوان و تلاش براي درست انجام شدن آن است، زيرا همانگونه كه با بيتوجهي به امر كنترل، سازمان قادر به تأمين اهداف و اجراي برنامههاي خود نخواهد بود و در مقابل فرصتها و تهديدها، نخواهد توانست عكسالعمل مناسب نشان دهد، با زيادهروي و افراط در آن نيز، روحيه استقلالطلبي و آزاديخواهي افراد ضربه خواهد خورد و كاركنان سازمان در مقابل كنترل و نظارت، مقاومت خواهند كرد.
نوع اول: نظارت الهي يكي از سنتهاي ثابت الهي، نظارت كامل، دقيق و مداوم بر اعمال و رفتار و نيات انسانها و بازرسي و ارزيابي آنهاست. خداوند متعال در اين دنيا، دقيقا بر تمام اعمال، گفتار و نيات انسانها نظارت دارد و بر مبناي همين نظارت دقيق و كامل است كه در روز قيامت، همه كارهاي انسان را مورد ارزيابي و سنجش قرار ميدهد و پاداش و كيفر مناسب را براي هر يك از آنها تعيين ميكند. خداوند سبحان در قرآن كريم بارها و در آيات متعدد، مسئله نظارت بر اعمال بندگانش را مطرح ميكند و خود را شاهد و ناظر بر كارهاي بندگان معرفي مينمايد. مثلاً در سوره مباركه توبه، خطاب به پيامبر گرامي اسلام(ص) ميفرمايد: و قُل اعمَلُوا فسَيَري اللّهُ عملكُم و رسولُهُ و المؤمنونَ و سَترَدُّون الي عالِم الغيبِ والشَّهادةِ فيُنَبِّئُكم بما كنتمْ تعمَلونَ.(۱) و (اي پيامبر) بگو [هر كاري ميخواهيد] بكنيد كه به زودي خدا و پيامبرش و مؤمنان در كردار شما خواهند نگريست و به زودي به سوي كسي بازميگرديد كه پنهان و آشكار را ميداند و شما را از آنچه انجام ميداديد، آگاه خواهد كرد. همچنان كه از اين آيه شريفه استفاده ميشود و در آيات ديگر قرآن كريم و نيز روايات معصومين(ع) بيان شده است، خداوند متعال علاوه بر اينكه تمام كارهاي انسان را ميبيند و آنها را به دقت زير نظر دارد، افكار و نيات انسانها نيز تحت نظارت كامل و دقيق او است. يكي ديگر از آياتي كه نشانگر اين حقيقت است، آيهاي است در سوره مباركه يونس كه خداوند سبحان ميفرمايد: و ما تكونُ في شَأنٍ و ماتتْلُوا مِنهُ مِن قُرآنٍ ولاتعملونَ مِن عملٍ الاّ كُنّا عليكُم شُهودا اِذْ تُفيضُون فيه...(۲) در هر حال كه باشي و هر آيهاي از قرآن كه بخواني و هر كاري كه انجام دهيد، ما در لحظهاي كه بدان مبادرت ميورزيد، شاهد و ناظر بر شما هستيم. اين آيه شريفه نيز بيانگر اين حقيقت است كه همه كارها و حركات انسان تحت نظر خدا بوده و خداوند متعال همواره و در همه حال ناظر و شاهد بر اعمال، رفتار و نيات انسان است. واقعيت اين است كه اگر انسان اين حقيقت را هميشه نصبالعين خود قرار دهد و خداي سبحان را همواره شاهد و ناظر بر كارها، رفتارها و نيتهاي خود بداند، از هرگونه لغزش و خطا و خيانت مصون خواهد ماند. لذاست كه حضرت امام خميني(ره) اين حقيقت را متذكر شده و فرمودند: «عالم محضر خداست، در محضر خدا معصيت نكنيد». البته در قرآن كريم، علاوه بر خداوند متعال، پيامبران و امامان،(۳) فرشتگان،(۴) اعضاي بدن انسان(۵) و زمين(۶) نيز به عنوان ناظر و شاهد اعمال انسانها معرفي شدهاند.
نوع دوم: خود كنترلي يكي ديگر از انواع نظارت و كنترلي كه از منابع ديني ميتوان استخراج كرد، نظارت دروني يا به اصطلاح، «خود كنترلي» است. در اين نوع از كنترل و نظارت كه بر جنبه دروني كنترل تأكيد دارد، افراد و كاركنان سازمان بر عملكرد خود نظارت ميكنند و آن را كنترل مينمايند. خودكنترلي زماني تحقق مييابد كه افراد در درون خود داراي نيرويي ناظر بر كارهاي خود باشند و مراقبت كنند كه كارها و وظايف خود را به درستي و صادقانه و عاري از هرگونه عيب و نقص انجام دهند. شايد بتوان گفت كه در مقايسه با نظارت بيروني، خود كنترلي بهترين و كارآمدترين مكانيزم براي كنترل عملكرد افراد است و اگر اين مكانيزم در سازمان ايجاد و تقويت گردد، كاركردي به مراتب بهتر و مؤثرتر از نظارت و كنترلهاي بيروني خواهد داشت؛ زيرا نظارت و كنترلي كه از بيرون بر افراد و عملكرد آنها اعمال ميشود در صورتي جامع و دقيق خواهد بود كه اين افراد از درون نيز بر خود نظارت كنند و در غير اين صورت، مواردي كه از ديد ناظران مخفي مانده و در حيطه نظارت بيروني از آن غفلت شده باشد، هيچگاه مورد نظارت و ارزيابي قرار نميگيرد و انحرافات احتمالي آن اصلاح نخواهد شد. در منابع ديني و آموزههاي اسلامي، تأكيد فراواني بر مسئله نظارت انسان بر اعمال و رفتار خويش و به عبارت ديگر، «خود كنترلي» شده است. امير مؤمنان حضرت امام علي(ع) در تبيين اين اصل مهم ديني ميفرمايد: اِجعلْ مِن نفْسِك علي نفْسِكَ رَقيبا!؛(۷) از خودت مراقبي بر خويشتن قرار بده! تأكيد حضرت علي(ع) در اين بيان نوراني بر اين نكته است كه اعمال و رفتار انسان بايد همواره تحت نظارت خودش باشد و خود، عملكردش را كنترل نمايد. همچنين حضرت امام سجاد(ع) نظارت دروني و خود كنترلي را عامل اصلي حركت انسان در مسير صحيح هدايت و تكامل دانسته و ميفرمايد: اِبْنَ آدمَ اِنَّك لاتَزالُ بِخيرٍ ما كانَ لَكَ واعظٌ مِن نفْسِكَ و ما كانتِ المُحاسبَةُ مِن هَمِّكَ.(۸) اي فرزند آدم! تو همواره در مسير خير قرار خواهي داشت مادام كه موعظهكنندهاي از درون داشته باشي و حسابرسي از خويشتن از كارهاي اصلي تو باشد. در عصر حاضر جوامع مختلف ميكوشند تا از طرق گوناگون، خود كنترلي را در سازمانهاي خود تحقق بخشند. برخي از اين جوامع بر بيدار كردن وجدان فردي اهتمام ميورزند و برخي ديگر ميكوشند تا از طريق تقويت احساس مليتخواهي، افراد را خود كنترل سازند، اما تمامي اين روشها به علت نارساييها و محدوديتها، تاكنون موفقيت تامي نداشتهاند.(۹) بنابراين، بايد عامل اصلي ايجاد خود كنترلي را پيدا كنيم و آن را در سازمان ايجاد يا تقويت نماييم، ولي قبل از پرداختن به اين بحث، لازم است علل ناكامي وجدانِ كاري و احساس ميهندوستي را در ايجاد خود كنترلي به صورت فشرده توضيح دهيم. وجدان كاري به دليل تعاريف و برداشتهاي گوناگوني كه از آن ميشود، نميتواند پايه محكم و استواري براي خود كنترلي باشد. اين به معناي ناديده گرفتن اهميت وجدان كاري و تأثيرات شگرف آن در سازمان نيست، زيرا اگر كاركنان سازمان داراي وجدان كاري باشند، نهايت تلاش خود را در عرصه كار و فعاليت به كار ميگيرند و از خيانت و كمكاري و هدر دادن منابع و امكانات پرهيز ميكنند، ولي نبايد از اين نكته غفلت نمود كه وجدان همه انسانها به يك صورت نيست و ممكن است وجدان افراد در بعضي از موارد، متفاوت يا حتي متعارض باشد. از اينرو صِرف وجود وجدان براي ايجاد خود كنترلي كافي نيست، همانگونه كه طرد آن نيز به كلي منطقي نيست. اما نقش احساس ميهندوستي به مراتب ضعيفتر از وجدان كاري است و اين احساس، نقش چندان تعيينكنندهاي در ايجاد خود كنترلي در افراد ندارد. بنابراين، بايد عامل و انگيزه قويتري براي ايجاد خود كنترلي وجود داشته باشد و آن چيزي جز ايمان و اعتقادات ديني نيست. به طور كلي ارزشهاي حاكم بر انسان به ويژه اعتقادات و باورهاي ديني، نقش تعيينكنندهاي در اعمال و رفتار او دارند. يكي از صاحبنظران و نويسندگان معروف مديريت اين مطلب را اين گونه بيان ميكند كه: «معمولاً ارزشها بر نگرشها و رفتار اثر ميگذارند».(۱۰) يعني ارزشهاي هر فرد تشكيلدهنده نگرشهاي او و پايه و اساس اعمال او هستند. يكي از ارزشهايي كه نقش مؤثري در خود كنترلي افراد دارد، اعتقاد به قيامت است. اعتقاد به معاد و باور به اينكه همه اعمال ريز و درشت انسان روزي مورد حسابرسي دقيق و عادلانهاي قرار خواهد گرفت، پشتوانه نيرومندي براي واداشتن انسان به نظارت بر عملكرد خويشتن است. كسي كه به معاد و رستاخيز عظيم ايمان دارد و معتقد است كه تمام اعمال او در روز قيامت مورد محاسبه قرار خواهد گرفت، در اين دنيا اعمال و رفتار خود را با دقت بيشتري انجام ميدهد و از كمكاريها و خيانتها و سهلانگاريها در كار، پرهيز خواهد كرد. چنين شخصي چون همواره خود را در محضر خداي متعال مييابد و خدا و فرشتگان را ناظر بر اعمال خويش ميداند، تلاش خواهد كرد كارهاي خود را به بهترين وجه ممكن انجام دهد تا به معصيت الهي آلوده نشود و مشمول مجازات و عذاب نگردد. پيامبر گرامي اسلام(ص) در اين مورد ميفرمايد: حاسِبوا انفُسَكم قبلَ اَن تُحاسبُوا و زِنُوها قبل اَن توزَنوا و تَجَهَّزوا للعَرضِ الاكبَر.(۱۱) قبل از اينكه شما را مورد محاسبه قرار دهند خودتان را محاسبه كنيد و قبل از اينكه شما را ارزيابي كنند، خودتان را بسنجيد و براي رستاخيز عظيم آماده شويد. اگر اين اعتقاد در جامعه، به ويژه در سازمانها، ايجاد و تقويت شود و همگان بدان پايبند باشند، نياز به نظارت بيروني و كنترلهايي كه هزينههاي هنگفتي نيز براي سازمان دارد، كمتر ميشود و نتيجه به دست آمده نيز بسي بهتر و افزونتر خواهد شد، چرا كه اولاً همه سعي ميكنند كارهاي خود را به نحو احسن و بدون عيب و نقص انجام دهند و ثانيا چون افراد همواره عملكرد خود را كنترل ميكنند، در صورت وجود هر گونه عيب و نقصي در عملكردشان به سرعت درصدد رفع آن خواهند بود.
نوع سوم: نظارت همگاني در سيستم نظارتي اسلام، مسئله كنترل بر سازمان و عملكرد كاركنان آن، تنها در چارچوب وظايف و اختيارات مديران و مسئولان سازمانها خلاصه نميشود، بلكه كليه اعضاي سازمان موظفند بر اساس يك وظيفه شرعي بر عملكرد ديگر اعضاي سازمان حتي عملكرد مديران و مسئولان آن نظارت داشته باشند. اين كنترل و نظارت همگاني از اهميت و جايگاه ويژهاي برخوردار است و در آموزههاي ديني تأكيد فراواني بر آن شده است. خداوند متعال در قرآن كريم ميفرمايد: كُنتم خَيرَ اُمَّةٍ اُخرجَتْ للنّاسِ تأمُرونَ بالمَعروفِ و تِنهَونَ عَن المُنكرِ و تُؤمِنونِ بِاللّهِ.(۱۲) شما بهترين امتي بودهايد كه براي انسانها پديدار شدهايد، (چه اينكه) امر به معروف و نهي از منكر ميكنيد و به خدا ايمان داريد. خداوند سبحان در اين آيه، امت اسلامي را به عنوان بهترين امت معرفي كرده و ويژگي بارز و مهم اين امت را امر به معروف و نهي از منكر يا همان نظارت همگاني ذكر كرده است. نظارت همگاني (امر به معروف و نهي از منكر) در سازمان نيز به عنوان يك جامعه كوچك، صادق و جاري است و در صورت وجود كنترل عمومي و نظارت همگاني در آن و احساس مسئوليت همه اعضاي سازمان نسبت به عملكرد يكديگر، نقاط قوت و ضعف سازمان و كاركنان آن روشن ميشود و سازمان ميتواند براي جبران ضعفها و از بين بردن نارساييهاي خود برنامهريزي كند. نظارت عمومي در سازمان به دو شكل و در دو زمينه ميتواند مطرح باشد: نظارت همگاني اعضا و كاركنان سازمان بر عملكرد يكديگر، و نظارت همگاني كاركنان بر عملكرد مسئولان و مديران. ۱ ـ نظارت كاركنان سازمان بر عملكرد يكديگر؛ در اين نوع از نظارت همگاني، همه اعضاي سازمان بر عملكرد يكديگر نظارت كرده و در صورت مشاهده هر گونه كوتاهي، كمكاري و انحراف از اهداف سازمان و برنامههاي آن به يكديگر تذكر ميدهند. اين وظيفه آنگاه جامعه عمل خواهد پوشيد كه زمينهها و شرايط لازم براي اجراي آن ايجاد شده باشد. يكي از شرايط اصلي تحقق اين امر در سازمان، آن است كه اعضا نسبت به سازمان و عملكرد يكديگر احساس مسئوليت كنند و براي تصحيح عملكرد يكديگر و بالا بردن كارآيي و اثربخشي سازمان تلاش نمايند. ۲ ـ نظارت كاركنان بر عملكرد مديران و مسئولان سازمان؛ همانطور كه رابطه اعضاي سازمان با يكديگر بر احساس مسئوليت در قبال يكديگر و نظارت بر عملكرد همديگر مبتني بود، رابطه اعضا با مديران و مسئولان نيز بايد بر اين پايه استوار باشد، يعني همه اعضاي سازمان بايد در برابر عملكرد مديران و مسئولان سازمان احساس مسئوليت كنند و خود را موظف بدانند كه بر عملكرد مديران سازمان نظارت كنند و در صورت مشاهده هر گونه خلاف يا انحراف از اهداف سازمان، به آنها تذكر دهند. البته اين مسئله بايد همواره از روي خيرخواهي بوده و حالت انتقاد سازنده داشته باشد، مسئلهاي كه در آموزههاي ديني از آن به «النصيحة لائمة المسلمين» تعبير شده است. نوع چهارم: نظارت سازماني در يك تقسيمبندي كلي، ميتوان نظارت و كنترل سازماني را به دو نوع تقسيم كرد: نظارت آشكار و علني، نظارت مخفي و پنهاني.
۱. نظارت علني و آشكار: منظور از نظارت علني و آشكار آن است كه عمليات نظارت و كنترل بر عملكرد كاركنان سازمان يا اجراي برنامههاي آن به صورت آشكار صورت گيرد و افراد و كاركناني كه عملكرد يا برنامه در دست اجراي آنها كنترل ميشود، از انجام آن آگاه و مطلع باشند. اين نوع نظارت را ميتوان به دو روش مختلف انجام داد: الف: نظارت به وسيله شخص مدير انجام شود كه ميتوانيم آن را كنترل مستقيم و بدون واسطه بناميم. ب: نظارت به وسيله عوامل مختلف انجام شود و مدير خودش مستقيما وارد اين كار نشود، بلكه نتيجه كار آنها را بررسي نمايد. اين روش را نيز ميتوانيم كنترل غيرمستقيم بناميم. الف: نظارت و كنترل مستقيم: نظارت مستقيم آن است كه مدير سازمان بدون واسطه و به صورت مستقيم بر كار تمامي واحدها و عملكرد همه كاركنان سازمان نظارت كند و برنامههاي در حال اجرا را كنترل نمايد و شخصا همه مراحل فرايند نظارت و كنترل را بپيمايد. سيره مديريتي پيامبر گرامي اسلام(ص) در مورد نظارت و كنترل اين گونه بود كه در موارد متعددي شخصا وظيفه كنترل را بر عهده ميگرفت و بر عملكرد افراد نظارت ميكرد كه به دو مورد از آنها اشاره ميكنيم: در روايتي، نقل شده است كه پيامبر اكرم(ص) در بازار مدينه از جنسي كه فروشندهاي ميفروخت خوشش آمد و قيمت آن را پرسيد. خداوند از طريق وحي به پيامبر دستور داد كه دست در داخل ظرف آن كالا فرو برد. حضرت آن دستور را اجرا كرد و مشاهده فرمود كه در قسمت زيرين ظرف، جنس نامرغوبي جاسازي شده است، حضرت به فروشنده فرمود: ميبينم كه خيانت به مسلمانان و گول زدن آنان را يكجا جمع كردهاي!(۱۳) در روايت ديگري، نظير حادثه قبلي رخ داد و پيامبر اكرم به فروشنده دستور داد كه جنس خوب و بد را از هم جدا كند و بعد فرمود: در دين ما غش و گول زدن جايز نيست.(۱۴) نگاهي اجمالي به سيره مديريتي اميرمؤمنان حضرت علي(ع) نيز بيانگر اين نكته است كه آن حضرت اهتمام خاصي به اين شيوه نظارت و كنترل داشتند و همواره سعي ميكردند تا جايي كه امكان دارد، خود شخصا بر عملكرد زيردستان نظارت داشته باشند. يكي از نمونههاي بارز كنترل و نظارت مستقيم امام علي(ع) را ميتوان نظارت و كنترل هر روزه و هميشگي ايشان بر بازار كوفه و فروشندگان و تجار آن برشمرد. حضرت امام باقر(ع) در تبيين سيره و روش نظارتي ايشان ميفرمايد: اميرمؤمنان علي بن ابيطالب(ع) عادت داشت كه هر روز صبح به يكايك بازارهاي كوفه سرميزد در حالي كه تازيانهاي دوشاخه به نام سيبه به همراه داشت. در هر بازاري ميايستاد و با صداي بلند ميفرمود: اي تاجران پيش از داد و ستد از خداوند خير و نيكي بطلبيد و با آسانگيري در معامله از خداوند بركت جوييد و به خريداران نزديك شويد (گران نفروشيد تا از شما بگريزند) و خود را به زينت علم و بردباري آرايش دهيد و از دروغ گفتن و قسم خوردن بپرهيزيد و از ظلم و ستم كناره گيريد و با مظلومان به انصاف رفتار نماييد و به رباخواري نزديك نشويد.(۱۵) نظارت مستقيم و بدون واسطه مدير، به ويژه مديران عالي سازمان، بر واحدهاي مختلف آثار مثبت و فوايد و مزاياي فراواني به دنبال دارد، به ويژه آنگاه كه بازديد مدير از بخشها و قسمتهاي مختلف سازمان و نظارت و كنترل وي بر عملكرد كاركنان، به صورت غيرمنتظره و بدون اطلاع قبلي صورت بگيرد. اين كار باعث ميشود كه كاركنان با توجه و دقت بيشتري به كار و فعاليت بپردازند و از كمكاري و كاستن از كيفيت كارها بپرهيزند، چرا كه اگر نظارت و بازديد مدير به ويژه بازديدهاي غيرمنتظره او به صورت يك سنت درآمده باشد، كاركنان سازمان همواره اين احتمال را خواهند داد كه مديرشان بدون اطلاع قبلي از واحد و قسمت آنها بازديد كند و بر عملكرد كاركنان آن بخش نظارت نمايد و درنتيجه، آنان با جديت بيشتر كار خواهند كرد و بهرهوري سازمان تا حد زيادي افزايش خواهد يافت. از طرف ديگر بازديد مديران و مسئولان از بخشهاي مختلف سازمان كه كاركنان احساس كنند مديران و مسئولان به آنها توجه دارند و همين امر، دلگرمي آنان به سازمان و رضايت شغليشان را افزايش خواهد داد. البته عليرغم اهميت و فوايد فراواني كه بازديد شخص مدير از سازمان و نظارت و كنترل مستقيم وي بر عملكرد كاركنان و اجراي برنامهها در سازمان دارد، بايد توجه داشت كه به خاطر گستردگي و وسعت سازمانها و تنوع كارها و مشاغل در آنها، مديران و مسئولان سازمانها هرگز قادر به انجام اين شيوه از نظارت به صورت كامل و جامع نخواهند بود و چه بسا اگر مدير بخواهد همواره و در همه بخشهاي سازمان با استفاده از اين روش حتي در جزئيترين مسائل تشكيلاتي شخصا نظارت كند، از كارهاي اصلي و اساسي خود غافل خواهد ماند. بنابراين مديران در مسئله نظارت و كنترل نيز همانند ديگر مسائل و كارهاي مديريتي، بايد از اصل «رعايت اهم و مهم» پيروي كنند، چرا كه وقت و فرصتي كه مدير در اختيار دارد، محدود است و در صورتي كه بخواهد بر تمام بخشهاي سازمان و عملكرد همه كاركنان آن به تنهايي نظارت داشته باشد، فرصتي براي رسيدگي به كارهاي ديگر كه چه بسا برخي از آنها مهمتر هستند، پيدا نخواهد كرد. اميرالمؤمنين(ع) ميفرمايد: كسي كه به كار غيرمهم مشغول شود، كار مهمتر را ضايع خواهد كرد.(۱۶) همچنين ايشان ميفرمايند: انديشه تو براي همه كارها گنجايش ندارد، پس آن را براي مسائل مهم و اساسي، فارغ نگه دار!(۱۷) پس مدير نميتواند تمام وقت خود را صرف بازديد و نظارت مستقيم نمايد بلكه تنها ميتواند قسمتي از وقت خود را به اين كار اختصاص دهد همانطور كه امير مؤمنان حضرت علي(ع) اين گونه عمل ميكرد و براي اينكه مدير بتواند وظيفه نظارتي خود را كه يكي از وظايف مهم و حياتي اوست، به صورت مطلوب و جامع انجام دهد، بايد از عوامل مختلفي كه به منزله چشمهاي او هستند، استفاده كند. به اين دليل است كه مسئله نظارت و كنترل غيرمستقيم ضرورت مييابد. ب) نظارت و كنترل غيرمستقيم: نظارت و كنترل غيرمستقيم آن است كه مدير سازمان، وظيفه كنترل و نظارت را از طريق عوامل و ابزارهاي مختلف انجام ميدهد. در اين روش براي اجراي عمليات نظارت، مدير سازمان افرادي را انتخاب ميكند يا واحد مخصوصي را مأمور ميكند تا بر بخشهاي مختلف سازمان و برنامههاي در حال اجرا و نيز بر عملكرد كاركنان قسمتهاي مختلف نظارت و كنترل داشته باشند و نتيجه كنترل و نظارت خود را در اختيار مدير قرار دهند. اين شيوه نظارت براي سازمانهاي امروزي كارآمدتر و اثربخشتر است. سيره و روش مديريتي امير مؤمنان علي(ع) اين گونه بود كه علاوه بر اينكه در برخي از موارد شخصا وظيفه نظارت و كنترل را بر عهده ميگرفتند، در مواردي نيز اين كار را به افراد ديگري كه به آنها اعتماد و اطمينان داشتند، واگذار ميكردند. يكي از نمونههاي اين كار، مأمور كردن مالك بن كعب براي اين كار مهم است. آن حضرت به مالك بن كعب كه يكي از فرمانداران ايشان در منطقه «عين التمر» بود، نامهاي نوشت و به او دستور داد تا به عراق برود و بر عملكرد كارگزاران امام(ع) در آن منطقه نظارت كند و نتيجه كار خود را به اطلاع ايشان برساند. قسمتي از نامه ايشان به وي چنين است: بر حوزه خدمت خود كسي را جانشين قرار بده و خود به همراه گروهي از يارانت تمام سرزمين عراق را منطقه به منطقه بگرديد و از چگونگي رفتار و اعمال كارگزاران و مسئولان آنها جويا شويد و بر سيره و روش آنان نظارت داشته باشيد!...(۱۸)
۲. كنترل و نظارت مخفي و پنهاني آنچه وجود نظارت مخفي و سرّي را در سازمان ضروري ميكند و اهميت آن را نمايان ميسازد، آن است كه اگر نظارت بر عملكرد كاركنان همواره به صورت آشكار و علني انجام شود، از دقت و صحت لازم برخوردار نخواهد بود زيرا هنگامي كه كنترل به صورت علني و رسمي انجام ميشود، كساني كه قرار است عملكرد آنها مورد بررسي قرار گيرد، ممكن است تظاهر كنند و با ظاهرسازي بخواهند ناظر و بازرس را فريب دهند. كم نيستند افرادي كه كار مفيدي براي سازمان انجام نميدهند و عملكرد مطلوبي ندارند، ولي همواره سعي ميكنند با ظاهرسازي و تظاهر، خود را فردي با عملكرد خوب نشان دهند و وانمود كنند كه كارهاي مفيد زيادي براي سازمان انجام دادهاند. حضرت علي(ع) خطر اين گونه افراد را به مالك اشتر گوشزد ميكند: فانَّ الرِّجال يتعَرَّضونَ لِفراساتِ الوُلاةِ بِتَصَنُّعِهم و حُسنِ خدْمتِهِم و ليسَ وَراءَ ذلكَ مِن النّصيحَةِ والامانَةِ شيء؛(۱۹) همانا افراد زرنگ راه جلبنظر و خوشبيني زمامداران را با ظاهرسازي و خوشخدمتي، خوب ميدانند، در حالي كه در وراي اين ظاهر جالب و فريبنده، هيچ گونه خيرخواهي و امانتداري وجود ندارد. نگاهي به سيره مديريتي پيامبر گرامي اسلام(ص) بيانگر اين مطلب است كه آن حضرت براي كنترل و نظارت بر عملكرد و نحوه رفتار كارگزاران خويش، از روش نظارت مخفي نيز استفاده مينمودهاند و به كار بستن اين روش از جانب آن حضرت، منحصر به يك يا چند مورد نميشده است، بلكه در موارد متعدد از اين شيوه به منظور كنترل كارگزاران خويش و نظارت بر عملكرد آنان استفاده ميكردند. حضرت امام رضا(ع)، نظارت و كنترل مخفي و سرّي را به عنوان سيره مديريتي پيامبر گرامي اسلام(ص) ذكر كرده و ميفرمايد: كانَ رسولُاللهِ اذا وَجَّه جَيْشَا فأَمَّهُم اميرا، بعَثَ معهُ مِن ثِقاتِه مَنْ يتجَسَّسُ لَه خَبَرَهُ.(۲۰) سيره و روش رسول خدا(ص) اين گونه بود كه هر گاه سپاهي را به مأموريت ميفرستاد و فرماندهي براي آن تعيين ميكرد، برخي از افراد موثق و مورد اعتماد خود را با وي روانه ميكرد تا رفتار و عملكرد او را زيرنظر بگيرند و براي رسول خدا(ص) گزارش كنند. اميرمؤمنان حضرت علي(ع) نيز در زمان حكومت و مديريت خويش بر جامعه اسلامي همواره رفتار و عملكرد كارگزاران و عمّال خود را در نقاط مختلف كشور پهناور اسلامي آن زمان، به صورت پنهاني و مخفيانه زير نظر داشته و براي انجام اين كار به نقاط مختلف تحت حكومت و مديريت خود مأموراني را به صورت ناشناس و مخفيانه ميفرستاد تا بر اعمال و رفتار كارگزاران آن حضرت به طور دقيق نظارت كنند و گزارش كارهايشان را به اطلاع امام(ع) برسانند. حضرت امام علي(ع) در نامهاي به يكي از كارگزاران خود ميفرمايد: فاِنَّ عِيني بالمغْرب كَتب اليَّ يُعلّمني...(۲۱) همانا مأمور مخفي من در سرزمين شام، براي من نامهاي نوشته و به من خبر داده است كه.... اين نامه به وضوح، نمايانگر اين مطلب است كه امير مؤمنان در منطقه شام، به عدهاي مأموريت داده بود كه به صورت مخفيانه اخبار و اطلاعات مربوط به آنجا را خدمت آن حضرت گزارش كنند. دقت در نامههايي كه اميرالمؤمنين(ع) به كارگزاران و عمال خود در مناطق مختلف نوشته است، بيانگر اين حقيقت است كه امام(ع) همواره عدهاي را به عنوان ناظر و مأمور مخفي و سري خود معين ميكرده است تا آنها بر عملكرد كارگزاران حضرت و مسئولان مختلف حكومتي، كنترل و نظارت كنند و نتيجه اين كار خود را به ايشان گزارش كنند. به عنوان مثال، ايشان در ابتداي نامههاي خود به عده زيادي از كارگزاران خود مينويسند: بَلغني عَنْكَ...(۲۲) يعني در مورد تو اين گونه به من گزارش رسيده است، يا رُقي اليَّ عَنكَ...(۲۳) يعني در مورد شما به من خبر رسيده است، يا بلَّغني رسولي عنكَ... يعني فرستاده من درباره تو چنين اطلاع داد و بالاخره در يكي ديگر از نامهها مينويسد: رَسوُلي اخْبَرَني بِعجبٍ... يعني فرستاده من قضيه شگفتي را برايم گزارش كرد. امير مؤمنان حضرت علي(ع) علاوه بر اينكه خود بر عملكرد كارگزاران خويش نظارت و كنترل داشت، به كارگزاران خود نيز دستور ميداد تا بر عملكرد و نحوه رفتار زيردستان خودشان نظارت مخفيانه داشته باشند. مثلاً به مالك اشتر اين گونه دستور ميدهد: ثُمَّ تَفقَّدْ اعمالَهم و ابْعَثِ العيونَ مِن اهلِ الصِدْقِ و الوَفاءِ عليهِم.(۲۴) سپس با گماشتن مأموران مخفي راستگو و باوفا، كارهاي آنان را بررسي كن! «عيون» كه جمع كلمه «عين» است بر ناظر پنهاني و مأمور اطلاعاتي اطلاق ميگردد. نظارت و كنترل پنهاني و مخفي، آثار مثبت و فوايد متعددي دارد كه به دو مورد از آنها، در بيان نوراني اميرالمؤمنين(ع) اشاره شده است. امام(ع) بعد از آنكه به مالك سفارش ميكند كه همواره مأموران مخفي داشته باشد، در مورد آثار آن ميفرمايد: فانَّ تَعاهُدَكَ في السِّرِ حَدْوَةٌ لهم علي اسْتِعْمالِ الامانةِ وَ الرِّفقِ بالرَّعيَّةِ.(۲۵) نظارت پنهاني و سرّي تو، موجب ترغيب و تشويق آنان (كاركنان) به امانتداري و مدارا با مردم ميشود.
۱. توبه/۱۰۵ ۲. يونس / ۶۱ ۳. نساء/۴۱. ۴. ق/۲۱ ۵. نور/۲۴ ۶. زلزال /۵ـ۱ ۷. آمدي، عبدالواحد، غررالحكم و دررالكلم ۸. مجلسي، محمدباقر، بحارالانوار، ج۷۸، ص ۱۳۷ ۹. الواني، سيدمهدي، مديريت عمومي، ص۱۰۷ ۱۰ . Robbins. S.P, Organizational Behavior, P.۱۷۲ ۱۱. مجلسي، محمد باقر، بحارالانوار، ج۷۰، ص۷۳ ۱۲. آل عمران /۱۱۰ ۱۳. كليني، محمد، الكافي، ج ۵، ص۱۶۱ ۱۴. هندي، متقي بن حسامالدين، كنز العمّال، ج۴، ص۹۰ ۱۵. مجلسي، محمدباقر، بحارالانوار، ج۴۱، ص۱۰۴ ۱۶. آمدي، عبدالواحد، غررالحكم و دررالكلم ۱۷. همان ۱۸. قاضي يوسف، الخراج، ص۱۱۸ ۱۹. نهجالبلاغه، نامه ۵۳ ۲۰. حر عاملي، محمد، وسائل الشيعة، ج۱۱، ص۴۴ ۲۱. نهجالبلاغه، نامه ۳۳ ۲۲. همان، نامه ۶۳، ۴۰، ۷۱ و ۴۳ ۲۳. همان، نامه ۷۱ ۲۴. همان، نامه ۵۳. ۲۵. همان.
به نقل از :
http://lib.ahlolbait.com/parvan/resource/۳۳۰۰۵/
