فرهنگ مصادیق:مدیریت جلسات

مدیریت جلسات

اداره کردن جلسات متعدد و نیز سخنرانی در محافل و مجالس گوناگون از جمله فعالیت های روزمره اغلب مدیران در سطوح مختلف مدیریتی می باشد .
مدیریت موفق جلسات و سخنرانی ها و نیز بهره گیری از تکنیک های مدیریت موجب موفقیت بیشتر مدیران در اداره صحیح سازمان ، موسسه و یا اداره خود می شود و متقابلا عدم آگاهی از اصول مدیریت جلسات و تکنیک های سخنرانی ، نه تنها باعث اتلاف وقت مدیران ارشد و مبانی سازمان ها می گردد ، بلکه موفقیت سازمانشان را نیز به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.برگزاری جلسه مستلزم صرف زمان و هزینه است، که صد البته هر دو بسیار ارزشمند هستند.بنابراین، فقط زمانی تشکیل جلسه بدهید که واقعاً ضرورت داشته باشد. همیشه سعی کنید جلسات شما مختصر و مفید باشند.لطفاً پیرامون مدیریت در جلسات به نکات ذیل توجه فرمایید:
۱. هدف از تشکیل جلسه باید از همان ابتدای کار روشن باشد.
۲. اگر بدون تشکیل جلسه می توان موضوعی را حل و فصل کرد، حتماً همین کار را بکنید.
۳. جلسات را در فضایی خارج از دفتر کار خود برگزار کنید تا در صورت تمایل بتوانید به راحتی جلسه را ترک کنید
۴. قبل از تشکیل جلسات رسمی، قوانین مربوطه را به دقت مطالعه کنید.
۵. برای اجتناب از بروز آشفتگی و انحراف از موضوع اصلی، سعی کنید تعداد شرکت کنندگان را در حداقل ممکن نگه دارید
۶. با گذاشتن یک ساعت مچی، رومیزی یا دیواری در یک محل مناسب، وقت جلسه را تنظیم کنید
۷. همراه دستور جلسه، سایر اوراق اطلاعاتی لازم را برای کلیه افرادی که قرار است در جلسه شرکت داشته باشند ارسال کنید.
۸. قبل از جلسه حمایت کلیه متحدین احتمالی را جلب کنید.
۹. اگر شرکت کنندگان از موضوع اصلی جلسه منحرف شدند، بلافاصله به آنها تذکر بدهید.
۱۰. اگر افراد اصلی قادر به شرکت در جلسه نیستند، زمان آن را تغییر دهید
۱۱. از تشکیل جلسه در اوقاتی از روز که انرژی افراد در سطح پایینی قرار دارد (مثلاً بلافاصله بعد از ناهار) اجتناب کنید
۱۲. دستور جلسه را تا حد امکان ساده و کوتاه تهیه کنید
۱۳. معمولاً در ابتدای جلسات شرکت کنندگان هوشیارتر هستند. بنابراین، سعی کنید بحث در مورد موضوعات مهم تر را در ابتدای جلسه انجام دهید
۱۴. محلی را برای جلسه انتخاب کنید که به دور از هرگونه مزاحمت های احتمالی باشد.
۱۵. از صندلی های خیلی راحت استفاده نکنید. این نوع صندلی ها موجب رخوت و بی حالی افراد می شوند
!۱۶. سعی کنید لحن صحبت و حالت چهره شما در طول جلسه مثبت باشد
۱۷. صحبت سایر افراد را قطع نکنید. به آنها فرصت بدهید صحبت خود را کامل کنند
۱۸. اگر با پیشنهاد یکی از شرکت کنندگان مخالفت کردید، سعی کنید حداقل در یک زمینه با وی اتفاق نظر پیدا کنید
۱۹. به عنوان رئیس جلسه باید شرایطی فراهم کنید که همه شرکت کنندگان فرصت اظهارنظر پیدا کنند.
۲۰. همیشه سعی کنید جلسات را با یک بیان مثبت به پایان برسانید.