فرهنگ مصادیق:بـررسی میـزان اثـربخشـی جلسـات اداری: تفاوت بین نسخه‌ها

نسخهٔ ‏۱۶ دی ۱۳۹۵، ساعت ۱۴:۱۴

اثربخشی جلسات

در دنیای امروز بخشی از زندگی و ساعات گرانبهای عمر همه ما در جلسات سپری می‌شود. برگزاری جلسات جزء جدائی ناپذیر دنیای سازمانی ما است. برگزاری این گونه جلسات با هزینه‌های سنگین همراه هستند که مهمترین بخش این هزینه‌ها، وقت گرانبهای مدیران و اعضای شرکت کننده در جلسات است. اگر چه گاهی در نظام اداری ما برگزاری تعداد جلسات به عنوان یکی از شاخص‌های موفقیت در ارزیابی عملکرد تبیین شده است، ولی از نظر اصولی تا حد امکان از تشکیل جلسات باید خودداری گردد و سعی گردد مسائل از راه‌های کم هزینه تری حل و فصل شود. بر پایی یک جلسه هم می‌تواند به یاری مدیران بشتابد و راهگشا باشد و هم می‌تواند بهترین ساعات کاری آنها را هدر دهد. اصولاً جلسه به چه منظوری برگزارمی شود؟ پاسخ باید گویا و هدفمند باشد.اگر در فکر تشکیل جلسه‌ای هستید،اول از خودتان بپرسید :
۲-۱- آیا مقصود روشن و مهمی برای تشکیل جلسه وجود دارد؟ (هیچ وقت به دلیل اینکه چون هر صبح شنبه جلسه داشته‌اید یا اگر موری برای بحث ندارید جلسه تشکیل ندهید).
۲-۲. جلسه شما ممکن است برای کدامیک از منظورهای زیر تشکیل شود ؟
اشتراک تجربه
کسب اطلاعات از دیگران
دادن اطلاعات به سایر افراد
آموزش
تحرک ذهنی برای نظریه‌های جدید
حل مشکلات
ارزیابی پیشنهادات
تصمیم گیری
طرح شکایات
پند گرفتن
به دیگران پند دادن
بالا بردن روحیه گروه
تعیین هدف / تاریخ اتمام کار
مشورت برای نحوه استفاده از سود حاصله
سایر موارد (ذکر کنید)
۲-۳- آیا می‌دانم کدامیک از منظورهای فوق از همه مهمتر است؟
در موارد ذیل جلسه تشکیل ندهید :
- اگر نمی‌دانید از نظرات دیگران چه می‌خواهید
- مطلب به خصوصی برای گفتگو ندارید
- به نظرات دیگران احتیاجی ندارید
- ازجلسه به عنوان جایگزین کار استفاده شود
- اگر کاری که می‌خواهید انجام دهید تصمیم خود را گرفته‌اید
- اگر دخالت دیگران برنامه شما را پیچیده تر کند
- برای تصدیق کورکورانه نباشد
درهریک ازمواردفوق بهترین راه حل برای شما همان لغو جلسه است، زیرا انجام ندادن بسیاری از فعالیت‌هایی که انجام می‌دهید خود نوعی بهره وری است.
در موارد ذیل برگزاری جلسات توصیه می‌شود :
- می‌خواهید اطلاعاتی را در اختیار عده زیادی قرار دهید،
- به آرای دیگران در مورد ایده خود نیازمندید،
- به موافقت یکپارچه اعضاء احتیاج دارید،
- اگر در رابطه با ایده‌ای می‌خواهید به اعضاء انگیزه و نیرو بدهید.
برگزاری جلسات در نظام اداری اجتناب ناپذیر است اما چه کنیم که کمتر جلسه برگزار شده و جلسات تشکیل شده نیز در زمان کم و اثربخش باشد .

اداره جلسه

از برگزاری جلسات در سازمانها زیاد انتقاد می‌شود.جلسات متعددی تشکیل می‌شود که باعث اتلاف وقت با ارزش می‌شود و با در نظر گرفتن حقوق افراد شرکت کننده در آنها ،گران تمام می‌شود. جلسه فرصت زیادی برای افراد ورّاج ایجاد می‌کند. جلسه باعث کند شدن سرعت تصمیم گیری و کم شدن شهامت افراد برای توکل و تهور می‌شود. در آنها روی چیزهای پیش پا افتاده بحث می‌شود و موارد حقیقی نادیده گرفته می‌شود و غیره.
در عین حال بسیاری از کارهای سازمان نمی‌تواند بدون طرح در جلسات انجام شود. جلسات ما را قادر به همفکری و کسب اطلاعات از یکدیگر می‌کنند. جلسه می‌تواند اطمینان دهد افرادی که نقطه نظرات مخالفی دارند از طرح آنها در جمع احساس رضایت می‌کنند. آنها می‌توانند منتج به ساخته شدن گروه‌ها و هماهنگ شدن بهتر فعالیتها شوند. آنها می‌توانند نظرات و راه حل‌های بهتری نسبت به راه حل‌های افراد وقتی به طور جداگانه کار می‌کنند ارائه دهند و غیره.
دلایل زیادی برای بی فایده شدن جلسات وجود دارد. برای مثال ممکن است تشکیل جلسه لازم نباشد یا در وقت مناسبی تشکیل نشود یا کنترل ضعیفی داشته باشد. اما واقعیت اصلی این است که جلسات اجتناب ناپذیرند. پس چگونه می‌توانیم بدون گرفتار شدن در دام، تمام فواید را درو کنیم. پاسخ این است که باید جلسات را خوب ترتیب دهیم، اعم از اینکه رئیس جلسه یا فقط شرکت کننده آن هستیم. باید به چهار جنبه اصلی جلسات توجه کنیم :
ارزیابی جلسه
تشکیل جلسه
ریاست بر جلسه
شرکت در جلسه
به همین منظور آسیب شناسی از چگونگی برگزاری جلسات، مدیریت جلسات و اقدامات بعد از برگزاری جلسات لازم و ضروری است و باید به دنبال یافتن پاسخ سئوالات ذیل باشیم ؟
آیا جلساتی که برگزار می‌شوند ضرورت دارند ؟
آیا جلسات بر اساس اهداف مشخص تشکیل می‌شوند ؟
آیا زمان شروع و پایان جلسات در دعوت نامه‌ها قید می‌شوند ؟
آیا زمان برگزاری جلسات مناسب است ؟
آیا زمان مشخص بر هر یک از دستورات کار جلسات مشخص می‌شود ؟
آیا مستندات لازم و انتظارات به مدعوین اطلاع رسانی می‌شود ؟
آیا دستور کار جلسات بر اساس اهمیت تنظیم می‌شوند ؟
مدت زمان ارسال دعوت به جلسات چند روز است ؟
فاصله زمانی بین ارسال و دریافت صورت جلسات توسط مدعوین چقدر است ؟
آیا جلسات در زمان مشخص شده برگزار می‌شوند ؟
آیا جلسات در زمان مقرر به اتمام می‌رسند ؟
آیا همه دستور کارها بررسی می‌شوند ؟
میزان تأخیر در شروع جلسات چقدر است ؟
چند درصد شرکت کنندگان خودشان شخصاً شرکت نکرده‌اند ؟
آیا جلسات بر اساس دستورالعمل‌ها پیش می‌روند ؟
میزان مشارکت اعضاء چقدر است ؟
چقدر وقت جلسه رارئیس جلسه می‌گیرد ؟
چقدر وقت جلسه رادبیر جلسه می‌گیرد ؟
فاصله زمانی برای ارسال صورت جلسات چقدر است ؟
میزان رضایت اعضاء جلسه چقدر است ؟
چرا تعدادی از اعضاء به صورت فعالانه در دستور کار جلسات مشارکت نمی‌کنند ؟

لیوان را زمین بگذار

استادی در شروع کلاس درس، لیوانی پر از آب به دست گرفت. آن را بالا گرفت که همه ببینند. بعد از شاگردان پرسید: به نظر شما وزن این لیوان چقدر است؟ شاگردان جواب دادند ۵۰ گرم، ۱۰۰ گرم، ۱۵۰ گرم.
استاد گفت: من هم بدون وزن کردن، نمی‌دانم دقیقاً وزنش چقدر است. اما سوال من این است: اگر من این لیوان آب را چند دقیقه همین طور نگه دارم، چه اتفاقی خواهد افتاد.
شاگردان گفتند: هیچ اتفاقی نمی‌افتد.
استاد پرسید: خوب، اگر یک ساعت همین طور نگه دارم، چه اتفاقی می‌افتد؟
یکی از شاگردان گفت: دست تان کم کم درد می‌گیرد.
حق با توست. حالا اگر یک روز تمام آن را نگه دارم چه؟
شاگرد دیگری جسارتاً گفت: دست تان بی حس می‌شود. عضلات به شدت تحت فشار قرار می‌گیرند و فلج می‌شوند. و مطمئناً کارتان به بیمارستان خواهد کشید و همه شاگردان خندیدند.
استاد گفت: خیلی خوب است. ولی آیا در این مدت وزن لیوان تغییر کرده است؟
شاگردان جواب دادند: نه
پس چه چیز باعث درد و فشار روی عضلات می‌شود؟ من چه باید بکنم؟
شاگردان گیج شدند: یکی از آنها گفت: لیوان را زمین بگذارید.
استاد گفت: دقیقاً. مشکلات زندگی هم مثل همین است.
اگر آنها را چند دقیقه در ذهن تان نگه دارید، اشکالی ندارد. اگر مدت طولانی تری به آنها فکر کنید، به درد خواهند آمد.
اگر بیشتر از آن نگه شان دارید، فلج تان می‌کنند و دیگر قادر به انجام کاری نخواهید بود.
فکر کردن به مشکلات زندگی مهم است. اما مهم تر آن است که در پایان هر روز و پیش از خواب، آنها را زمین بگذارید.
به این ترتیب تحت فشار قرار نمی‌گیرید، هر روز صبح سرحال و قوی بیدار می‌شوید و قادر خواهید بود از عهده هر مسئله و چالشی که برایتان پیش می‌آید، برآیید!
دوست من، یادت باشد که لیوان آب را همین امروز زمین بگذار. زندگی همین است!

اثربخشی جلسات

جلسات بی حاصل احتمالاً بزرگترین عامل اتلاف وقت در موسسات دولتی و بازرگانی است. جلسات بخش ناگزیری از محیط‌های کاری مدرن است ولی برگزاریهای آنها باید ضروری تشخیص داده شده و مفید باشد در غیر این صورت به هیچ وجه نباید جلسه تشکیل شود. از توصیه‌های زیر برای اثر بخشی جلساتتان استفاده کنید.
اهداف جلسه را مشخص کنید:
در طول مدت جلسه چه کار انجام خواهید داد. هدفتان چیست؟
دستور جلسه تنظیم کنید :
تقریباً دلیل شکست همه تلاشها ناشی از عدم برنامه ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند.قبل از اینکه هر کس موضوعی را به جلسه تحمیل کند. یک دستور کلی برای جلسه تهیه کنید.
شرکت کنندگان در جلسه را محدود سازید:
معمولاً وقتی تعداد شرکت کننده افزایش می بابد ، جلسه کم بازده می‌شود. بنا براین،. موقع تصمیم گیری در مورد تعداد افراد شرکت کننده در جلسه ، سخت گیر باشید.
بر موضوعهای دستور جلسه تمرکز کنید:
معمولاً جلسات موقعی مفید و اثر بخش می‌شود که توجه افراد به موضوعهای دستور جلسه تمرکز شود.
وقت شناس باشید:
اگر قرار است جلسه‌ای در ساعت ۸ شروع شود ، آن را درست سر ساعت ۸ شروع کنید.
زمان اتمام جلسه را تعیین کنید:
جلسات نه تنها باید به موقع شروع شود بلکه باید به موقغ نیز تمام شود.
زمان جلسه را تعیین کنید:
بهترین زمان برای برگزاری جلسات ساعت ۱۱ صبح و ۴ بعد از ظهر است.
جلسه را بدون وقفه اجرا کنید:
هرگز اجازه ندهید در جلسه وقفه‌ای ایجاد شود مگر اینکه وضع اضطراری به وجود آید.
بلند شوید و ایستاده صحبت کنید:
اگر شما نیازمند یک جلسه کوتاه هستید که بیش از ۱۰ دقیقه به طول نمی‌انجامد سعی کنید ایستاده جلسه را اجرا کنید.
مکان مناسبی برای جلسه انتخاب کنید:
محل جلسه بر روی چگونگی کارکرد جلسه تاثیر دارد. محل مناسب جلسه ، جلسه خوبی را تضمین نمی‌کند ، اما اتاق جلسه نا مناسب به بد شدن جلسه کمک می‌کند.