فرهنگ مصادیق:چگونه جلسات کاری را مفیدتر برگزار کنیم؟
جلسات کاری طولانی
دانشکده مدیریت دانشگاه تهران، چگونه جلسات کاری را مفیدتر برگزار کنیم؟
اکثر کارمندان به جلسات کاری به چشم زمانهای پرت و از دست رفتهای نگاه میکنند که تنها خروجی اش خستگی و بی انگیزگی است. امروزه اکثر جلسات کاری خروجی خاصی ندارند و فقط وقت حاضرین را تلف میکنند. با بهبود نتیجه و خروجی جلسات کاری میتوان خروجی منابع انسانی را افزایش داد. در ادامه روشهای بهتر برگزار کردن جلسات کاری ذکر میشود.
در ایالات متحده هر کارمند در هر ماه ۶۲ بار در جلسات مختلف شرکت میکند و طبق بررسیها، حدود نیمی از جلسات کاری تنها اتلاف وقت است. با این حساب در هر ماه حدود ۳۱ ساعت کاری از کارمندان در جلسات به هدر میرود. این یعنی در ایالات متحده سالانه حدود ۳۷ میلیارد دلار بیهوده خرج میشود. با بهتر کردن و کوتاه کردن جلسات کاری علاوه بر حفظ وقت میتوان انرژی و انگیزه نیروی انسانی را نیز در سطح بالاتری نگه داشت. با این هشت نکته برای افزایش کیفیت جلسات کاری خود اقدام کنید:
۱- دستورالعمل جلسه کاری را از قبل در اختیار حاضرین قرار دهید
اگر همه حضار دستورالعمل جلسه و موضوعات مورد بحث در آن را در اختیار داشته باشند و خود را برای آن آماده کرده باشند در زمان و کیفیت جلسه بهبود قابل توجهی حاصل میشود. بهتر است مسئول برگزاری جلسه سرفصلهای جلسه و خلاصه جلسه را روز قبل در اختیار حاضرین قرار دهد تا آنها با آمادگی در جلسه حاضر شوند.
۲- شخصی را به عنوان مسئول جلسات معین کنید
کسی را به سمت مسئول برگزاری جلسات تعیین کنید تا محتوا و اهداف جلسه را پیش و بعد از برگزار در اختیار همه قرار دهد. پیگیر حضور افراد در جلسه باشد و نظم جلسه را برقرار کند. کسی را انتخاب کنید که روابط عمومی قوی داشته باشد و مورد اعتماد و احترام همه حضار باشد. علاوه بر این لازم نیست کسی به طور تمام وقت به این کار مشغول باشد، این وظیفه را به صورت ضمنی به یکی از کارمندان هر واحد اختصاص دهید.
۳- در صورت امکان ابزار الکترونیکی را رها کنید
در اکثر جلسات زنگ خوردنهای پیاپی موبایل و نلفن اعضا در جلسه وقفه و اخلال ایجاد میکند و تمرکز اعضا را به هم میزند. حتی الامکان از اعضا بخواهید گوشیهای تلفن و دیگر ابزارهای الکترونیک خود را به جلسه نیاورند تا جلسه با حضور ذهنی بالای اعضا و با سرعت بهتری برگزار شود.
۴- تعداد اعضا بین ۴-۷ نفر باشد
اگر اعضای حاضر در جلسه زیاد باشد سرعت و کیفیت برگزاری جلسه آسیب میبیند. اگر اعضا زیاد باشد باید زمان زیادی را صرف دور هم گردآوردن اعضا کرد و همچنین احتمال انحراف جلسه از دستور جلسه زیاد میشود. بهتر است تعداد اعضا از هفت نفر بیشتر نشود و تنها کسانی در جلسه باشند که ارتباط مهمی با موضوع دارند.
۵- مثل قطارهای سویسی باشید!
در سویس قطارها به ندرت حتی یک دقیقه تاخیر دارند و اگر ده دقیقه تاخیر رخ دهد یعنی یک فاجعه رخ داده است! زمانهای دقیقی برای جلسه تعیین کنید به طور مثال ۸:۱۵ الی ۸:۴۰ ؛ با این کار اعضا ملزم میشوند راس ساعت در جلسه حضور پیدا کنند. برای این که اعضا به این زمانها التزام نشان دهند خودتان به عنوان مدیر جلسه، همیشه جلسات را راس ساعت شروع کنید و به نبودن عدهای از اعضای جلسه اهمیت ندهید. اگر اعضا التزام شما به زمان بندی شروع و پایان را ببینند حتما به این برنامه عمل میکنند.
۶- اگر ممکن است به جای جلسه از ایمیل استفاده کنید
اگر قرار است جلسه شما تنها به اعلام تغییرات و به روزرسانیها در مورد یک قضیه خلاصه شود و قصد همفکری و طرح موضوع را ندارید بهتر است کلا جلسه برگزار نکنید. اگر ممکن است یک فایل جامع و کامل در مورد تغییرات ایجاد کنید و برای حاضرین در جلسه ارسال کنید. جلسات باید محل تعامل و همکاری باشند نه محلی برای خواندن محتوای یک فایل از پیش تهیه شده.
۷-از فضای بیرون استفاده کنید
اگر تعداد اعضای جلسه کم است و میتوانید از کارهای کاغذبازی صرف نظر کنید خیلی خوب است که جلسه را به جای پشت میز در حیاط سازمان و یا در حال قدم زدن برگزار کنید. استفاده از هوای باز و همچنین تنوع ایجاد شده باعث میشود روحیه و انرژسی شما در جلسات چندبرابر شود.
۸- ده دقیقه آخر را به خلاصه کردن اختصاص دهید
در ده دقیقه آخر از همه بخواهید توجه خود را به جلسه معطوف کنند و آنچه باید انجام دهند را به خوبی متوجه شدهاند. خلاصهای از خروجی جلسه را به همه بگویید و مطمئن شوید همه از آنچه باید در ادامه انجام دهند اطلاع کامل دارند.
