فرهنگ مصادیق:مدیریت جلسات کوچک وبزرگ
شروع جلسه
ابتدا شروع جلسه را بررسی میکنیم:
اولین لحظات از هر جلسه از اهمیت خاصی برخوردار است، این مرحله دستگرمی است یعنی زمانی که فضا و محیطی را که در آن جلسه ادامه پیدا خواهد کرد، خلق میکنید، معمولاً این بخش را باصحبتهای معمولی و کوتاه شروع میکنید.
شاید بهترین راه برای فائق آوردن بر لحظات بلاتکلیفی اول صحبت همین صحبتهای معمولی باشد، اما چگونه؟ اگر جلسه در دفتر کار طرف صحبت شما باشد، میتوانید به اطراف نگاه کنید و آنگاه موضوعات مورد علاقه آن شخص را جهت شروع صحبت پیدا خواهید کرد، فرض کنید طرف کوهنورد است (بوسیله دیدن تصاویر کوهنوردی در اتاق و ...) در چنین حالتی میتوانید در مورد کوه و کوهنوردی صحبت خود را شروع کنید، اکنون شما یک امتیاز بدست آوردهاید بوسیله اثبات اینکه شما دو نفر یک علاقه مشترک دارید.
اگر جلسه در دفتر شما برگزار میشود شما میتوانید صحبت خود را در مورد هوا و پوشیدن لباسهای مخصوص فصل و ... شروع کنید.
جای نشستن نیز در جلسات مهم است. نقاطی در یک اتاق وجود دارد که احساس های جداگانهای را به افراد میدهد مثل پشت میز و یا جلوی میز نشستن، شما باید سعی کنید موقعیت ضعیف جلوی میز نشستن را برای خود بوجود نیاورید، همچنین نقاطی در اتاق وجود دارد که در آنها قدرت مساوی پیدا میکنید، مثل کنار میز و در کنار کسی که پشت میز نشسته، اما بهترین نقطه برای نشستن یک نقطه بیطرف است.
تعریف موضوع جلسه
اکنون قسمت دوم برخورد کاری دو نفر یعنی تعریف موضوع جلسه را توضیح میدهم
نکته مهم این جاست که اگر میخواهید طرف مقابل شما، مطالب شما را خوب درک کند باید یک نظم منطقی را دنبال کنید. بهترین راه برای توضیح روند موضوع جلسه، نشان دادن اخبار تلویزیون است، که چگونه این کار را انجام میدهند. کارکنان تلویزیون معمولاً اخبار را در ۳ قسمت مینویسند:
الف) دورنما یا خلاصه خبر ب) نمای متوسط یا توضیح خبر ج) نمای نزدیک یا تفسیرخبر
خلاصه خبر یا دورنما، نمای آشنایی با موضوع است. گوینده در اینجا به نکات مهم اشاره میکند. مثل اینکه یک گُل کامل را به ما نشان دهد.
مرحله بعدی، نمای متوسط است، این حالت، بیننده تلویزیون را بیشتر متوجه میکند ـ این مرحله تعدادی از گلبرگها را در اختیار دارد.
بعد، نمای نزدیک است، این قلب اتفاق است، یعنی تک تک گلبرگها با تمام جزئیات. این چیزی است که ما باید بدان توجه داشته باشیم و در نظر بگیریم.
اداره کردن روند جلسه
نکاتی به عنوان راهنمایی برای تقویت توضیحات شما، هنگام صحبت و یا سخنرانی؛
شما باید موضوعی را که مورد توجه یا اهمیت طرف مقابل است را مطرح کنید، ضمناً باید توجه کنید که سعی در توضیح موضوعی معمولاً با گفتار صرف، کار بسیار مشکلی است. شما میتوانید ایدههای خود را هر موقع که لازم باشد به صورت تصویر نشان دهید، مثلاً: روی یک تکه کاغذ با رسم نمودار برنامه خود را نشان دهید یا با اقدامی جالب، از اشیاء روی میز مثل خط کش، جا سوزنی، فنجان به عنوان نماد استفاده کنید.
همانطور که برنامه و نقش خود را با این نمادها میسازید، راجع به هر قدم و مرحله توضیح دهید که برای چیست.
یک نظر دیگر اینست که ارائه طرح خود را با یک معمای کوچک شروع کنید، این طرز برخورد، طرف مقابل شما را درگیر میکند و این حُسن را نیز دارد که برخورد شما تهاجمی به نظر نیاید.
ممکن است هنگام توضیح دادن یک موضوع، با نظریات مخالف و ناگهانی مواجه شویم، شما باید برای اداره کردن موقعیت در این موقع خود را کاملاً آماده سازید، در چنین مواقعی شما باید ضمن یک برخورد خوب در صدد متقاعد کردن طرف مقابل برآئید و راجع به گفتههای وی اظهار نظر کنید.
نه تنها شما میتوانید کلیدها و نکتههایی از آنچه طرف مقابل میگوید برداشت کنید بلکه از حرکات بدن او نیز خیلی دیدگاهها روشن میشود، مثلاً میتوانید بدانید آیا شنونده شما سراپا گوش است و شما میتوانید به صحبت و ارائه مطلب خود به همان روش ادامه دهید و یا به شما علامت میدهد که فوراً حالت صحبتتان را عوض کنید.
مشکلترین موقعیت در هر جلسه و آنچه از همه بیشتر اتفاق میافتد، عصبانیت و تلاش برای کنترل کردن آن است، عصبانیت میتواند به آسانی ایجاد شود، هنگامیکه طرف مقابل از قبول نظریه ما که فکر میکنیم بهترین نظریه است، سرباز میزند ما عصبانی خواهیم شد، این طبیعی است، اما شما چطور با عصبانیت خود و طرف مقابل برخورد میکنید؟
بهترین کار اعتراف به عصبانیت است، اگر عصبانی هستید میتوانید از کلماتی اینچنین استفاده کنید: (این واقعاً من را ناراحت میکند چون ...)
از طرف دیگر، اگر طرف مقابل نمیتواند به عصبانیت خود اعتراف کند ولی شما آن را میبینید، در آن صورت میگویید: «میبینم که ناراحتی، میتوانی به من بگویی چه چیزی اینجا ناراحتت میکند؟»
این کلمات ساده به همه کمی اجازه میدهد که با عصبانیت روبرو شوند، آن را به طریقی خالی کنند و آرام گیرند و بعد مکالمه را به جهت سازندهای پیش برد.
پایان یا نتیجه جلسه
تا اینجا راجع به ۳ قسمت برخورد دو نفره صحبت شد. حالا به قسمت آخر این بحث میپردازیم:
اگر جلسه مال شما بود با روش حساب شده آن را تمام کنید. یکی یکی همه موارد مطرح شده را از بالای فهرست خود بررسی کنید و هرآنچه را که تصمیم گرفته شد یا قرار است تصمیم گرفته شود مرور کنید. در قسمت آخر جلسه، مطمئن شوید که همه صحبتهای خود را کردهاید، بدون توجه موافقت نکنید، بعضی اوقات این بهترین موقع برای مطرح کردن و یا حتی برنده شدن یک فکر نهایی است.
جدای از هر نقشی که در این جلسه ایفا کردهاید، جملات آخر شما خیلی مهم است، اگر جلسه شما را ناراحت کرده و یا حتی از شما انتقادی شده، ولی سعی کنید جلسه را با یک حس مثبت و با انرژی و خوش بینی خاتمه دهید، یا اگر جلسه مربوط به یک فکر جدید، یا روند جدیدکار است، خوشبینی خود را از این فکر جدید، ابراز نمائید.
فقط جملات آخر و بستن جلسه را فراموش نکنید، این کار از تلفنهای بعدی و احیاناً جلسات بعدی، جلوگیری خواهد کرد. بستن جلسه باید با حرف آخر باشد.
ب)جلسات یا سخنرانی برای گروه بیشتر از دو نفر:
هنگامیکه نوبت جلسات یا سخنرانیهای رسمی تر میرسد، آن صحبتهایی که در مقابل گروهی بزرگ یا شنوندهها باید مطرح کنید، تفاوتهایی با جلسات دو نفره خواهد داشت، اکنون شما میبایست به گروه بزرگتری از شنونده ها فکر کنید.
در این قسمت از راز شنوندهها پرده برداری میکنیم:
هر گروه بیننده یا شنونده با مجموعهای از خصوصیات طبیعی به محل تجمّع وارد میشوند که اطلاع از این خصوصیات، راه ما را برای درک اینکه چه باید بکنیم تا جمعیت را در آنچه برای گفتن داریم درگیر کنیم، باز میشود ـ بیائید خود را جای این گروه بگذارید؛
اول اینکه: به عنوان عضوی از گروه شنوندگان طبیعتاً به این موقعیت عادت نداریم و حتی ممکن است ما با سخنران احساس رقابت بکنیم، در اینجا ما شنونده نیستیم، بلکه داور هستیم، این قضاوت، کار را برای سخنران مشکلتر میکند.
ثانیاً: بیشتر جلسات و سخنرانیها، مربوط به ارائه یک کار جدید یا یک طرح جدید، بدلیل طبیعت این کار، سخنران را به عنوان یک قهرمان معرفی میکند، اینطور به نظر میرسد که او کسی است که میخواهد ما یعنی جمعیت شنونده را وادار به توافق با صحبتهایش بکند. بنابراین ما هم خود را بطور طبیعی تحت نفوذ احساس میکنیم که این کار جلوی ما را برای داشتن یک فکر باز میگیرد و نتیجه معمول احساس تحت نفوذ بودن هم، مقاومت است.
ثالثاً: علاوه بر این عکس العملهای احساسی، سخنران باید به مثال عینی و فیزیکی هم توجه کند، سخنران باید در نظر داشته باشد که شنوندههای او تحت نفوذ عوامل دیگری نیز هستند. مثلاً: دمای هوا، وضعیت صندلیها و ... یا اینکه شما هرگز در موقع نهار نمیتوانید توجه آنها را بخود جلب کنید ـ هر چیزی میتواند روی گوش دادن و میزان توجه جمعیت شنونده، تأثیر بگذارد.
مواردی درباره نحوه آمادگی برای سخنرانی:
۳ امر مسلم پایهای وجود دارد که شما، در مورد نحوه آمادگی برای ارائه نظریات یا صحبت هایتان، باید به آن توجه کنید:
اول: شناسایی شنوندگان، دوم: تصمیم گیری راجع به نقش شما در برابر آنها، سوم: طراحی سخنرانی
اول: شناسایی شنوندگان:
اولین کار شما یعنی شناسایی جمعیت در واقع، احتیاج به همان فنونی دارد که شما در برخورد دو به دو به آن احتیاج دارد، فقط اینجا شما باید پیام خود را بر اساس اهداف، احتیاجات و توقعات گروهی از مردم شکل دهید ـ این کار مستلزم سعی بیشتری است، اما تنها راهی است که بوسیله آن شما میتوانید روی روش و نوع برخورد خود برای جلب و درگیر شدن شنوندهها تصمیم گیری کنید ـ راجع به این گروه بزرگ چه چیزی را لازم است پیدا کنید:
اولاً : شما باید متوسط سن و جنسیت آنها را بدانید ـ شما همچنین باید سطح تحصیلی و حرفهای شنوندگان خود را بدانید، آیا مردم عادی هستند، آیا بیشتر آنها تحصیلات عادی دارند؟
پاسخ همه این سؤالات روی انتخاب لغات، تصاویر و همه مطالب دیگر تأثیر میگذارد، اگر شما با گروه شنوندههای خود آشنایی قبلی دارید، احتمالاً پاسخ بیشتر این سؤالات را دارید، اما حتی اینجا شما باید چند سؤال اساسی دیگر را از خودتان بپرسید.
مثلاً: آیا شنوندههای شما، شخص شما را میشناسند؟ ـ آیا رابطه شما با آنها رسمی است؟ ـ موقعیت کاری شما روی آنها چه اثری دارد؟ ـ آیا شما را از خود برتر میبینند؟ ـ آیا آنها پیش از وقت، شرطی شده و به هر آنچه میگویید، توجهی نمیکنند؟
جواب این سؤالات به شما کمک خواهد کرد که در مورد برخورد خود تصمیم گیری کنید که فقط اعتماد این جمع را بخود جلب کنید، قبل از اینکه حتی شروع به گفتن مطالب خود کرده باشید، چقدر رسمی و یا غیر رسمی باید باشید و در چه قسمتهایی از صحبت باید با جزئیات وارد شده و روی چه مسألهای بیشتر متمرکز شوید ـ هنگامیکه شنوندههای خود را شناسایی کردید، آماده دومین کار هستید، یعنی:
دوم: انتخاب نقش خود:
اگر قرار است اطلاعاتی به آنها بدهید، شما نقش یک راهنما را برای آنان خواهید داشت ـ شما نباید طوری برخورد کنید که در آنها احساس همدلی ایجاد نشود بلکه باید به آنها این اطمینان را بدهید که برای تقسیم کردن دانستههای خود با آنان آنجا هستید ـ مثلاً از کارکنان خود میخواهید که مقداری بیشتر کار کنند، شما نمیتوانید به یکباره شروع کنید و بگوئید که بخاطر منافع اداره، باید این کار را انجام دهید، در چنین حالتی آنها از جلسه دور خواهند شد، در عوض باید نقش رهبر را بازی کنید و نشان دهید که چطور وقف این کار هستید و آنها را متقاعد سازید که راه شما را دنبال کنند.
در بعضی اوقات، لازم است که شما اطلاعاتی منفی را به شنوندههای خود منتقل کنید، مثلاً: اوضاع اداره عالی نیست یا مشکلات پیش بینی نشدهای پیدا شدهاند.
اگر خبر بدی دارید، در ابتدای صحبت خود آنرا مطرح کنید اما آنرا با زبانی غیررسمی و با سرعت بیان کنید و بعد وارد یک فضای سازنده و خوش بین شوید.
سوم: طراحی سخنرانی:
تا اینجا شما شنوندههای خود را شناسایی کردهاید و راجع به نقش خود نیز تصمیم گرفتید، حالا آماده هستید که متن صحبت خود را طراحی کنید، اول میخواهید صحبت خود را قسمت بندی کنید، اما تجربه نشان داده است که موفقترین شکل ارائه مطلب این است که:
مطالبتان را اول با مقدمه کوتاه شروع کنید، شما صحبت را با یک جمله که مغز کلام شما را بیان میکند شروع کنید، هنوز وقت جزئیات نرسیده است، بعد موضوع انگیزش مطرح میشود، به شنوندهها می گوئید که چرا گوش بدهند، و چه نتیجهای برای آنان خواهد داشت.
پس از این به شنوندههای خود یک توضیح کوتاه راجع به نحوه ارائه مطالبتان میدهید، شنوندهها احتیاج دارند که نظم و تقسیم بندی موضوع صحبتهای شما را بدانند، پس شما باید به آنها اجازه دهید که تقسیم بندی و عناوینی را که شما از قبل آماده کردهاید، ببینند، این محرکی است که باعث میشود آنها تا آخر با شما بمانند.
حالا موقع آنست که به قلب صحبت خود برسید، اکنون شما، شنوندهها را قدم به قدم به نکته اصلی رساندهاید، آنها میتوانند به وضوح برنامه شما را تجسم کنند.
وقتی شما جزئیات را توضیح میدهید احتیاج به مثالهایی هم دارید که به فهم نظریات شما کمک کنند، وقتی در قلب صحبت خود هستید، در موقعیتهای مناسب، بعضی مطالب را بازتر بیان کنید، دراین هنگام به شنوندهای که دیرتر مطالب را درک میکند فرصت بدهید که به بقیه برسد و خود شما هم فرصتی دارید که توجه کسانی را که دست از گوش دادن کشیدهاند، دوباره بخود جلب کنید.
زمانیکه به آخر و نتیجه گیری صحبتهای خود میرسید، هیچگاه طولانی تر از آنچه لازم است صحبت نکنید، خیلی خلاصه همه نکات را جمع بندی کنید و به هم ربط دهید.
چند فن خاص برای نحوه ارائه صحبتهای بیادماندنی:
یکی از بزرگترین عوامل برای گرفتن پاسخ موافق به سؤال چرا باید گوش بدهم، مستقیماً به دیدگاه و شنوندهها نسبت به شما بستگی دارد، در واقع این در همه موارد برخورد کاری صادق است، چه بحث با یک همکار یا ارائه یک گزارش در یک جلسه گروهی. بینندهها و شنوندهها، کوچک یا بزرگ.
بطور غریزی، هنگامی که مخاطب قرار میگیرند، کسل میشوند. برای مثال زمانی که کسی با ما شروع به صحبت میکند، ما تقریباً همیشه از خود سؤال میکنیم که این فرد چه نیتی دارد؟
توانمندی شخصی بخصوص سخنران ما را مجذوب کرده و وا میدارد تا گوش بدهیم، اگر سخنران جذاب و صادق باشد به او گوش میدهیم ـ چرا؟
خیلی ساده است، به این دلیل که برخورد، برخوردی تازه است. بیشتر سخنرانها با یک حالت خیلی جدی و جدای از جمعیت، رفتار میکنند، وقتی ما یک لحن گرم تر و راحت تر را میشنویم، بی اختیار جلب میشویم.
از طرف دیگر اگر سخنران از خودراضی و یا خسته کننده باشد ما احساس ناراحتی میکنیم و ممکن است به سختی به صحبتهای او گوش فرا دهیم، بدتر از این، یک سخنران که خیلی مبهم و یا پیچیده صحبت میکند، بقدری در ما فشار عصبی ایجاد میکند که برای دفاع از خود هیچ راهی جز گوش نکردن نداریم.
مهمترین چیزی که باید بدانید این است که اولین اطلاعاتی که شنونده میخواهد داشته باشد این میباشد که شما چه کسی هستید.
سعی در پیدا کردن ارتباط موفق با شنونده، راه مشکلی به نظر میرسد اما باید بدانیدکه همه ما بطور غریزی این کار را انجام میدهیم.
وقتی در جایی به کسی معرفی میشوید، چکار میکنید؟ ـ مگر نه اینکه لبخند میزنید، این مقدمه برقراری رابطه است، یا شاید یک طنز تعریف میکنید ـ همین روش را در برخوردهای کاری و سخنرانیها هم میتوانید انجام بدهید.
بهترین برخورد یک برخورد صمیمی است. البته شما میخواهید با شنوندههای خود، با روشی که شما راحت هستید صحبت کنید، بنابراین باید مقدمهای که برای شما مناسب است پیدا کنید.
مثل: یادآوری یک تجربه مشترک، طنز و ... ـ این طرز برخورد، شنوندهها را به شما نزدیک تر میکند، در ادامه صحبت، سعی کنید تا آنجایی که میتوانید، صحبت خود را انسانی کنید، چون انسانها با مباحث انسانی که خود را به آن مرتبط میدانند، بیشتر رابطه برقرار میکنند، حتماً میپرسید چطور میشود مثلاً یک گزارش مالی و یا یک نمودار را انسانی کرد؟ شما باید به تجربه بدانید که هر قدر اطلاعات عینی و خشک باشد، با کمی خلاقیت میتوان آن را انسانی کرد.
مثلاً: شما میتوانید راجع به کوششهای خلاق افرادی که نمودارها را رسم نمودهاند، توضیح دهید تا شنوندگان یا بینندهها بتوانند تجربیات خود را با اشخاص پشت صحنه این کار ارتباط دهند.
چیز دیگری که باید در هر نوع صحبت به خاطر داشت، اینست که شما نمیتوانید با وانمود کردن به چیزی که نیستید به جایی برسید.
یکبار من را برای مشاوره دادن با یک مدیر عامل که در ارتباطات خیلی ضعیف بود، خواستند، من خیلی متعجب شدم که این فرد چه نیازی به مشاور ارتباطات دارد، چون او رفتاری راحت و صمیمی داشت. او وقتی از او خواستم تا یک سخنرانی را برای من بازگو کند، دیدم که روبروی من یک دست کت و شلوار خالی با صدای خشک و یکنواخت، سخنرانی میکند ـ چطور این شخصیت دوگانه اتفاق افتاده بود؟
بدون شک این مدیر کل سعی میکرد، رفتاری را داشته باشد که از هر مدیر کلی انتظار میرود، او باور داشت که این تنها راهیست که میتواند جلب احترام کند.
اولین کاری که من کردم این بود که به او توصیه کردم آرامش پیدا کند و خودش باشد. به او توضیح دادم که رفتار طبیعی او نه تنها کافی، بلکه پرقدرتترین روشی است که او میتواند در هر سخنرانی از آن استفاده کند. مدیر کل متوجه شد، اینگونه بود که او تبدیل به یک سخنران جذاب و موفق شد.
اگر فکر کنید که شنوندگان، اشخاصی مثل خود شما هستند، با احساس ترس و هیجانی که در هر سخنرانی ممکن است بوجود بیاید، میتوانید مقابله کنید.
ترس از رفتن روی صحنه (ترس بزرگ) و راههای مقابله با آن:
این ترس بر پایه این باور است که، یک سخنران باید کامل و بدون نقص باشد و هر چه بیشتر به این باور وابسته باشید ترس و نگرانی شما بیشتر و بیشتر میشود، زیرا میترسید که از کمال پائین تر باشید، پیش خود فکر میکنید، کلمات صحیح را پیدا نخواهید کرد و شاید صحبتهای من و حتی خود من بنظر حضار خنده دار باشد.
بنابراین بزودی منظور از بودن در آنجا را فراموش میکنید ـ و اما چگونگی مقابله با این ترس؛
اولین کاری که میتوانید برای مقابله با ترس از روی صحنه بودن بکنید، پذیرش آن است. با دانستن اینکه همه دچار این ترس میشوند به خود اجازه دهید که بطور موقت بترسید، این ترس خودبخود از بین خواهد رفت.
دائم به خود یادآور شوید که هیچکس یک سخنران کامل و بی نقص نیست. پس با دانستن این نکات، سخنرانی خود را خراب نخواهید کرد، فقط ممکن است کمی مضطرب باشید. سعی کنید با موضوع صحبت خود راحت باشید.
مستقیماً روی پیام خود متمرکز شوید و خود را به کلی فراموش کنید. برای بعضیها بهتر است که چند نفس عمیق بکشند و مشتهای خود را خیلی محکم بفشارند و بعد وارد صحنه شوند. هیچکس متوجه این کارها نمیشود، اما این کارها به شما یک انرژی فوری میدهند. وارد صحنه شدن شما را همه میبینند.
مستقیماً به طرف محل ایستادن یا نشستن خود بروید و یادداشتهای خود را در محل مناسب بگذارید، چند لحظه کوتاه صبر کنید تا تنفس شما عادی شود، بعد به مخاطبین خود نگاه کنید. یک لحظه برای جلب توجه آنها صبر کنید و همان موقع شروع به صحبت کنید.
شیوه اصلی جلب نظر شنوندگان:
لازم است زبانی که برای صحبت انتخاب میکنید: متناسب با جلسه باشد. اگر شما کارشناس یا متخصص در یک زمینه هستید باید خیلی مراقب باشید که به زبانی صحبت نکنید که فقط دیگر متخصصان متوجه صحبتهای شما بشوند. پس قدم اول اینست که به خودتان گوش کنید، از خود بپرسید که آیا این کلمات برای شنوندگان، مناسب است یا خیر؟ ـ اگر از کلمهای تخصصی استفاده کردید، فوراً توضیح دهید.
سرعت صحبت را تغییر دهید، آرام تر و یا سریعتر صحبت کنید تا توجه را به خود جلب کنید. صدای خود را تغییر دهید یعنی بلندتر، آرام تر، متفکرتر، و یا سنگین تر بسازید، همه این کارها سخنرانی شما را از حالت یکنواختی در میآورد.
بخش سؤال و جواب در جلسات:
وقتی ما جلوی یک جمع مورد سؤال قرار میگیریم، احتمالاً احساس تحت فشار بودن زیاد است. این بدان معناست که همزمان با آماده شدن برای سخنرانی باید خود را برای مدت پرسش و پاسخ نیز آماده کنیم. همان تحقیقاتی که برای آماده شدن برای سخنرانی انجام دادید باید برای این کار نیز انجام شود ـ شنوندههای شما چه کسانی هستند، چه سؤالاتی را میتوانید از آنها انتظار داشته باشید، اما در این جا باید برای مخالفت نیز آماده شوید و مهم این است که سؤالات را به عنوان تیغهای برنده در کنار خود نبینید، بلکه آنها را فقط نقطه نظرات متفاوت ببینید.
منبع
شاهرخ فرجامی
